Sinds de introductie van e-mail zijn we bevangen door het ‘Ctrl+P’-virus: het papiergebruik op kantoren is met veertig procent toegenomen [1], niet-afgehaalde afdrukken is de grootste verliespost in de printerketen [2]; een printje is zó gemaakt en net zo makkelijk weer weggegooid… het is hoog tijd voor ‘Ctrl+Z’ (undo print) en het papierloze kantoor…maar hoe krijgen we scepticus Herman enthousiast over Het Nieuwe Werken?

Het papierloze kantoor is een utopie, net zoals een papierloze krant niet bestaat, een papierloze brief of het papierloze boek. ?Dachten we eens …
Kranten stappen van broadsheet over op tablet via tabloid; we mailen en chatten, kletsen en zwetsen over belangrijke en triviale zaken, de digibeet is een uitstervend ras. Toch blijven de stapels papier overheersend aanwezig – ten minste, bij mij op kantoor: als de tafels onvoldoende aflegruimte bieden worden de stapels keurig op de grond gelegd tot groot ongenoegen van de interieurverzorger.

Onze interieurverzorger

Kantoor & papier is als dag & nacht
Dat het kantoor ondanks alle technologische ontwikkelingen nooit papierloos zal worden ligt aan mijn oud-collega Herman, orderbegeleider van beroep: een nuchtere, pragmatische boekenliefhebber, liever lui dan moe, sceptisch over alles wat met de ‘i’ van ICT begint.

Kortom: geen early adaptor maar een laggard (‘achterblijver’): alle e-mails die hij ontvangt print hij ‘om aantekeningen op te maken’, houdt er ‘voor het overzicht’ een eigen planning op na in Excel, en gebruikt de centrale file-servers zo min mogelijk ‘want alle bestanden op mijn eigen PC is makkelijk; computers zijn er toch om mij te helpen en niet andersom?!’

Kantoor en papier; ze lijken even onlosmakelijk verbonden als dag en nacht, als onderkast en kapitaal, als windows en patches. “Een kantoor zonder papier is uitgesloten, kansloos,” beweert Herman – twijfelend. Want hij weet ook dat er technologische alternatieven zijn voor papier, dat de vooruitgang niet te stoppen is, dat alles digitaal en virtueel wordt – maar tot het zover is beschouwt Herman alle ICT-middelen als een bedreiging voor zijn comfort-zone, laggard als hij is.

Herman in zijn comfortzone

“Het stappenplan naar een papierloos kantoor start eenvoudig: streef naar een printerloos kantoor” lees ik in een onderzoeksrapport naar de haalbaarheid van een printerloos kantoor dat is verricht in opdracht van het Ministerie van VROM en Agentschap NL. [3]

Het printerloos kantoor: product, proces en gedrag
De haalbaarheid van een printerloos kantoor wordt in dit rapport op 3 niveaus beschouwd. Op productniveau blijkt dat technische ontwikkelingen het kantoormedewerkers steeds beter mogelijk maken effectief zonder papier te werken. Tablets en smartphones, office en sharepoint, cloud-computing: de middelen zijn beschikbaar tegen vergelijkbare gemiddelde kosten per medewerker per jaar.

Op procesniveau blijkt dat typische kantooractiviteiten zoals bureauwerkzaamheden en financiële administratie ook papierloos goed uitvoerbaar te zijn. Met het gebruik van een online document management systeem worden gegevens altijd en overal beschikbaar en kunnen meerdere collega’s tegelijkertijd samenwerken in één document. Flexibele werkplekken, het Nieuwe Werken: met hardware, software en infrastructuur kan een ICT-architectuur samengesteld worden dat Het Nieuwe Werken perfect ondersteunt. Er zijn nog belemmeringen ten aanzien van juridische eisen die gesteld worden aan digitale documenten en bestandbeveiliging, maar ook hier gaan de ontwikkelingen zeer snel.

De grootste uitdagingen liggen op gedragsniveau – daar kan mijn collega Herman over meepraten. Om te komen tot een printerloos kantoor is draagvlak nodig onder de werknemers, een bereidwilligheid tot verandering, een innovatieve bedrijfscultuur.?Hoe krijgen we laggard Herman zo ver dat hij niet meer uit gemak en gewoonte alles print, maar zich als een digital native gaat gedragen?

Herman is geel
Met deze doelstelling heeft sociaal psycholoog Prof. Dr. Léon de Caluwé, specialist op het gebied van veranderkunde, de kleurentheorie van kleurdrukdenken ontwikkeld: vijf kleuren die vijf veranderingsstrategieën weergeven. Elke kleur geeft een denkwijze aan, een manier hoe tegen ‘verandering’ aangekeken wordt en representeert een strategie hoe verandering in gang gezet kan worden.[4]

Omdat Herman een zogenaamde ‘geeldrukdenker’ is (gevoelig voor macht en status, zich bewust van politieke processen binnen de organisatie) is de gele strategie gevolgd om gedragsverandering te bewerkstelligen – bij geel speelt het eigenbelang een grote rol:?Bij een pilot voor de introductie van Het Nieuwe Werken is Herman benoemd tot Ambassadeur: vertegenwoordiger van de orderbegeleiders. Nóg belangrijker dan de geschonken iPad voor het raadplegen van planning en mail was het aanzien en respect dat hij kreeg van z’n collega’s – trots als hij was op z’n ambassadeurs-rol moest hij wel het goede voorbeeld geven van Het Nieuwe Werken: digitaal, effectief en efficiënt, mobiel: alles papierloos.

Papierreductie mag dan wel het initiële doel zijn geweest van een papier- of printerloos kantoor, inmiddels gaat het over de effectiviteit van Het Nieuwe Werken: digitale informatie, mobiliteit, gegevens die altijd en overal beschikbaar zijn.
Papierreductie is daarbij verworden tot slechts een gunstig neveneffect maar nog steeds een goed streven:

Think before you print!

¹ Bron: Diederik Toet: Papierloos kantoor krijgt moeizaam gestalte; noodzaak en wantrouwen domineren digitaal documentbeheer. Diederik Toet: Overheid print e-factuur en verwerkt handmatig. Computable, 07-01-2011. www.computable.nl

² Bron: Croes, R., Duurzame ICT. Grondstof en energiebron voor een duurzame wereld. Sdu Uitgevers bv / Academic Service, Den Haag, 2010.

³ In opdracht van het Ministerie van VROM en Agentschap NL hebben Crem (adviesbureau voor duurzame ontwikkeling) en Procore (project- en adviesbureau gericht op huisvestings- en facilitaire vraagstukken) de haalbaarheid van een printerloos kantoor onderzocht in het kader van het project “Help! Ik kan niet printen!”. Het is hier als pdf te downloaden.

⁴ Caluwé, L. de, en Vermaak, H. Leren veranderen. Een handboek voor de veranderkundige. Kluwer BV, Deventer, 2006. (2e druk)

Graphics:
Think before you print: Elise Jerrim
Milton @ Initech

door Paul Wokke